湖南农业大学研究生院
校研发〔2020〕26 号
关于做好2020 级研究生报到入学工作的通知
校属各单位：
2020 级研究生将于9 月14 日报到入学，根据疫情防控要求，
结合学校实际情况，为了做好本次新生报到和入学教育工作，现
就有关事项通知如下。
一、报到时间及地点
新生收到《湖南农业大学录取通知书》后，可于到校报到前
安装登录智慧湘农APP 进入迎新系统，按要求填写相关信息，进
行网上自助报到，用户名为考生号，密码为身份证后六位；现场
报到前在对应端口填写个人的基本信息，上传身份证、本科或硕
士研究生学历证及学位证图像信息进行入学资格审查预审。
9 月14 日，新生本人持《湖南农业大学研究生录取通知书》、
身份证、本科或硕士研究生学历证及学位证原件到录取学院指定
地点报到。如有特殊原因，不能按期来校报到者，须凭有关证明
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向就读学院办理书面请假手续，假期不超过7 天。未经请假或逾
期不报到者，按学校有关规定取消入学资格。
二、入学报到的疫情防控工作
（一）新生健康打卡日报。2020 级研究生从9 月3 日起，通
过“学生疫情报送线上打卡系统（以下简称打卡系统）”连续进行
健康打卡。提前做好返校准备，将来校时间、车次（或其他交通
方式）等信息提前上传至打卡系统，并在来校报到当天上传本人
健康码至打卡系统。
（二）途中防护。2020 级研究生及同行人员来校前要确保身
体健康，鼓励有条件的家庭用私家车送研究生来校。乘坐公共交
通的，须全程佩戴口罩，尽量避开途经尤其是经停高风险、中风
险地区，尽量避免直接接触交通工具的公共物品，尽量选择楼梯
步行或扶梯并与他人保持1 米以上距离。如返校途中身体出现发
热、干咳、鼻塞、流涕、咽痛等症状应当及时就近就医，如在飞
机、火车等公共交通工具上，应当主动配合乘务等工作人员进行
健康监测、防疫管理等措施，并及时将有关情况报告学院。保留
好车票、机票等行程记录。
（三）安全检查。学校开放北校门、西校门作为2020 级研
究生入学报到的入口，所有2020 级研究生均需从北校门、西校门
进校。学校将在进校入口对2020 级研究生进行严格的“四查”核
验，即查是否戴口罩、查体温、查录取通知书、查健康绿码。有
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中高风险地区旅居史的研究生须如实向所在学院报告，入校时须
持有到达学校前7 日内核酸检测阴性证明和能够出示包含核酸检
测阴性信息的健康通行码“绿码”，并进行体温检测，只有核验
合格的2020 级研究生才能进入校园。
（四）日常管理。学校将督促2020 级研究生履行好个人疫
情防控责任义务，养成勤洗手、多通风、戴口罩、少聚集、保持
1 米以上社交距离等良好健康生活习惯。严格实行校园中心区（简
称校园）封闭式管理，严格落实进出校园许可制度，严禁无关人
员进入校园和学生宿舍园区，严禁已报到的2020 级研究生未经批
准外出（确因特殊情况需外出者，必须经本人书面申请、导师审
核、学院同意、党委研工部审批后，办理一次性出入证出入）；对
进入宿舍园区、教学楼、科研楼等场所的2020 级研究生，进行体
温和健康绿码检查；严控大规模的聚集、聚会、聚餐；疫情防控
特殊时期，请大家支持理解学校各项防疫举措，学校对不服从管
理者，将进行严肃处理。
三、入学报到相关环节说明
（一）学杂费缴纳。2020 级研究生可提前通过微信公众号、
支付宝等线上渠道缴纳第一学年的学杂费，缴费金额及注意事项详
见附件1。
（二）人事档案和户口、组织关系及助学金发放事宜。录取
类别为全日制非定向就业的研究生须将人事档案（含党员档案）
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和党、团组织关系转入学校。
1.人事档案和户口转入。入学报到前通过邮政快递（EMS）
将档案与《湖南农业大学研究生入学档案材料清单》（附件3）
寄至湖南农业大学**学院研究生管理办公室（接收单位、地址和
接收人见附件2）,不将档案转入学校的硕士生，须填写《湖南
农业大学全日制非定向研究生人事档案不转入学校申请表》（附
件4），并在开学报到后办理好其它签字手续。
户口是否转入由研究生本人自主确定，湖南省内新生可凭本
人户口页直接办理户口迁移手续，已经办理过第二代身份证的无
需交照片；湖南省外学生须凭迁移证和一张一寸彩照办理迁移手
续，相片背面用圆珠笔填写自己的姓名和身份证号码。户口/迁
移证须盖有当地派出所公章；并请个人仔细核对户口/迁移证上
的姓名、证件号码、信息必须与身份证一致；出生地和籍贯填写
完整。户口/迁移证反面填写自己被录取的学院和专业。如：“资
环院/环境工程、动科院/水产”等。户口迁移地址为：湖南省长
沙市芙蓉区东湖街道东沙社区农大路1 号。需办理户口迁移的
2020 级研究生需按上述情况准备好相关材料，在9 月14 日报到
当天到思源馆西头113 室（东湖派出所湖南农业大学警务室）现
场办理。
2.党团组织关系转入。从湖南省内转入我校的党员研究生，
须通过“全国党员管理信息系统”开具电子介绍信（系统中抬头
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称呼为“中共湖南农业大学党委”，去向为“中共湖南农业大学
XX 学院党委”），并在有效期内到所在学院办理网上组织关系转接
手续。由外省单位转入我校的研究生党员，须由县级以上组织部
门开具党员组织关系纸质介绍信（介绍信的抬头称呼为“中共湖
南省委教育工委组织部”，去向为“湖南农业大学”），并在开学报
到后将介绍信交所在学院研究生管理办公室，以学院为单位统一
到组织部办理转入手续。
团员组织关系需由学生本人登录“智慧团建”系统在关系转
接页面，申请转入组织选项中选择团湖南省委、湖南农业大学、
湖南农业大学研究生团总支，然后搜索“2020 级XX 学院研究生
团支部”，搜索到以后选择相应支部后提交，学校会在一定时间内
接收。
（三）助学金发放和奖学金评定。助学金的发放和奖学金的
评定仅限录取类别为全日制非定向就业的脱产研究生，且其完整
的人事档案已转入学校。全日制非定向就业的脱产研究生入学时
没有及时转入其人事档案者，在读期间将不发放国家助学金、不
参评其它各类奖助学金，各学院应及时清理2020 级研究生人事档
案转入情况，按照档案馆关于人事档案清查的要求进行全面的清
查，确定其档案的完整性，有材料缺失的，要及时通知2020 级研
究生进行增补。
（四）助学贷款。根据国家相关政策，确因家庭经济困难有
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贷款意愿的研究生，需持相关证件，向当地教育部门或县级学生
资助管理中心申请生源地信用助学贷款，高校不再受理助学贷款
手续。入学时需交生源地贷款回执单，同时在迎新系统中填报生
源地贷款的回执码，由学校资助中心统一录入后方能贷款成功。
（五）计划生育关系转入。新生（定向生除外）入学时必须
提交由户口所在地或原毕业学校计划生育部门签章的《湖南农业
大学研究生入学婚育状况登记表》（附件5）方可办理报到注册手
续。
（六）定向协议的签订。录取类别为定向就业的研究生需将
签订好的定向协议书在入学报到时交到就读学院报到处。
（七）购买保险。为保障研究生的利益，全日制非定向研究
生新生报到时须按照基本学制一次性购买长沙市城镇医疗保险，
保费标准为：长沙市城镇医疗保险费250 元/年。基本学制范围内
仍未完成学业的研究生也可补缴保险费，具体补缴年限视研究生
学业完成进度而定。全日制定向生和非全日制定向生因医疗保险
在就业单位购买，不需在学校缴纳长沙市城镇医疗保险费。
（八）住宿安排。新生住宿由学校后勤保障中心统一安排。
为便于研究生管理，确保研究生人身和财产安全，研究生新生（全
日制定向研究生和非全日制研究生除外）必须入住研究生宿舍，
不得私自在外租房居住。
寝室在芷兰18 栋的研究生入住前须到芷兰园区门口的后勤
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服务大厅进行一卡通激活方能进入寝室；入住东湖5 栋、芷兰17
栋的研究生寝室钥匙在本楼栋门卫处领取；入住东湖3 栋、东湖
4 栋的研究生寝室钥匙在东湖6 栋门卫处领取；入住碧荷轩的研
究生请直接到碧荷轩前台领取门禁卡。
（九）体检。所有新生办理完报到、缴费手续后，于9 月15-17
日到校医院进行体检，时间具体安排见附件，体检内容和方式由
校医院负责安排，体检结果存入新生人事档案。
四、学院报到工作
（一）学院成立研究生迎新报到工作小组。各学院应成立2020
级研究生入学报到工作小组，由各学院党委书记、院长任组长，分
管研究生教育和研究生思想政治教育工作的院领导任副组长，研究
生秘书、研究生辅导员、学位点秘书、研究生班主任等与学院研究
生迎新工作相关人员任成员，办公室设研究生管理办公室。各学院
2020 级研究生入学报到工作小组要及时研究部署2020 级研究生入
学报到相关工作，分工明确，责任到人。
（二）迎新报到点的确定与布置。各学院选定本学院相对宽敞、
通风的场所作为学院2020 级迎新报到地点，通知到2020 级研究生，
各学院应在相关教学楼入口等地设置醒目标识，引导2020 级研究
生顺利前往报到现场。报到现场应合理布置，设置资格审查、资料
领取（一卡通、班级名册、学院其他资料等）、资料收取（如湖南
农业大学研究生入学婚育状况登记表、定向就业协议书、外省转
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入的党组织关系介绍信等）、报到确认（学费缴费确认，已办理助
学贷款的学生暂不交学费）等服务位置。各学院要在迎新报到现场
设置合理的出入通道，避免人群聚集，如遇2020 级研究生有发热
或身体不适情况，参照发热学生应急处理流程（见附件9）处理。
（三）各学院研究生新生入学教育安排。入学教育是研究生培
养过程的重要环节，也是进一步规范研究生教育与管理的重要手
段。各学院要组织召开专门会议，制定具体的入学教育方案，要安
排专人负责研究生的入学教育工作，做到时间、内容和人员落实。
建议时间安排在9 月15-17 日不集中体检的时间段，具体内容应包
含以下方面：
1.师生见面会。组织师生见面会，让研究生新生与学院领导、
导师和其他教师互相熟悉和互相了解。
2.校纪校规教育。加强对学校章程，校规校纪方面的教育，组
织新生学习《湖南农业大学章程》等《研究生手册》中的相关规章
制度，并结合典型案例，教育学生明确在校期间必须遵守的行为准
则。研究生院、研究生工作部将组织2020 级研究生新生进行《研
究生手册》考试，促使学生了解学校各项规章制度，树立严谨治学
的良好学风。
3.校园校史教育。各学院要专门组织一场学校的校园参观和校
史介绍活动。要求参观地点必须包括“修业学堂、修业广场、西校
门、校史馆”四个区域，请辅导员或者挑选对学校历史底蕴非常熟
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悉的研究生干部带队进行讲解。
4.学术道德教育。加强对研究生新生的科学道德和学风建设教
育，组织新生认真学习教育部第34 号令《学位论文作假行为处理
办法》、《湖南农业大学研究生学术道德规范及违规处理实施意见》
及《湖南农业大学研究生学位论文作假行为处理实施细则》等文件。
5.培养环节教育。组织新生学习《湖南农业大学攻读硕士学位
研究生培养方案》或《湖南农业大学攻读博士学位研究生培养方
案》，让研究生新生全面了解本学科专业培养的目标和具体要求。
6.创新创业教育。组织一场创新创业教育专题报告会，通过校
内外知名专家的成长和成才经历来教育和引导研究生，增强研究生
努力学习、发奋成才的意识。
7.管理制度学习。组织新生学习和讨论《湖南农业大学研究生
管理规定》、《湖南农业大学全日制研究生奖助学金管理办法》等。
五、其他事项
（一）报到情况核查。请相关学院负责督促本院研究生新生本
人携带录取通知书、身份证、学历证原件、学位证原件、定向协议
书（录取类别为定向的需提交），按时来校报到注册。全日制非定
向类研究生新生到学院报到时还须持《湖南农业大学研究生入学婚
育状况登记表》和党（团）组织关系，未转人事档案的还须提交人
事档案。因故没有在规定时间报到者必须在9 月21 日上午12：00
前到研究生教育管理办（文渊馆219 室）办理相关报到手续；个别
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因特殊原因超过该时间不能按时报到者，应事先向相关学院书面请
假，并报研究生院审批，请假期限不得超过7 天；未经请假或逾假
不报到者，除因不可抗力等正当事由外，根据《湖南农业大学研究
生管理规定》，视为自动放弃入学资格，不予以学籍注册。
（二）报到相关材料提交。研究生新生完成报到手续后一周内，
请各学院清理并统计未来校报到者名单。需要统一提交研究生院教
育管理办的材料有：
① 1 份已填写好的《研究生学籍登记表》（学院另自留3 份，
其中人事档案和业务档案各存1 份，学院自存1 份）；
② 未入学报到注册研究生汇总名单及“放弃入学申请书”（“放
弃入学申请书”要求新生亲自撰写并手写签名，经导师和所在学院
主管领导签字）；
（三）工作方案提交。请各学院将研究生新生的报到入学及入
学教育具体方案（要求有确定的时间、地点、参加人员、主要内容
以及负责人）加盖公章于9 月10 日前报研究生教育管理办。学校
将对各学院研究生新生的报到入学及入学教育开展情况进行督查。
各有关单位应高度重视研究生新生入学报到注册工作，充分做
好各项准备工作，为研究生新生入学提供良好条件和优质服务。
附件：1.湖南农业大学2020 级研究生缴费须知
2.湖南农业大学各学院接收研究生人事档案信息表
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3.湖南农业大学研究生入学档案材料清单
4.湖南农业大学全日制非定向研究生人事档案不转入
学校申请表
5.湖南农业大学研究生入学婚育状况登记表
6.2020 级研究生入学报到流程图
7.2020 级研究生入学体检时间安排
8.2020 级研究生校史馆参观时间安排
9.发热学生应急处理流程图
湖南农业大学研究生院
2020 年9 月9 日
湖南农业大学研究生院办公室2020 年9 月9 日印发